Doanh nghiệp đang “trao đổi rất nhiều” nhưng tại sao vẫn thiếu kiểm soát?
Zalo, WhatsApp và các ứng dụng nhắn tin đã trở thành công cụ giao tiếp quen thuộc trong doanh nghiệp. Một thông tin có thể được gửi đến hàng chục người chỉ trong vài giây.
Nhưng có một vấn đề thường bị bỏ qua: Một tin nhắn được gửi đi không đồng nghĩa với một công việc đã được quản lý.
- “Anh kiểm tra giúp hồ sơ này.”
- “Chị gửi báo giá trước chiều nay.”
- “Bộ phận sản xuất cập nhật tiến độ.”
- “Nhớ xử lý việc này nhé.”
Những câu nói trên rất phổ biến trong các nhóm doanh nghiệp. Nhưng nếu chỉ dừng ở Zalo, lãnh đạo rất khó trả lời chính xác:
- Ai chịu trách nhiệm?
- Deadline là khi nào?
- Công việc đang ở trạng thái nào?
- Kết quả cần đạt là gì?
- Có bằng chứng hoàn thành hay chưa?
- Nếu chậm thì nguyên nhân ở đâu?
- Công việc này có ảnh hưởng đến công việc tiếp theo không?
- Lỗi tương tự đã xảy ra bao nhiêu lần?
Đâu là ranh giới giữa “trao đổi thông tin” và “quản lý công việc”.
Thông tin trao đổi và công việc là hai khái niệm khác nhau. Có thể hiểu đơn giản:
Thông tin là dữ liệu được trao đổi giữa con người. Công việc là một nhiệm vụ được tổ chức để tạo ra một kết quả cụ thể để đạt được mục tiêu của cá nhân, của bộ phận, của phòng ban, của chi nhánh, của chính Doanh nghiệp.
Ví dụ thực tế
Tin nhắn Zalo:
“Anh Tuân kiểm tra giúp tiến độ công trình A.”
Đây là trao đổi/nhắc việc.
Nhưng nếu trên nền tảng số iSULUTIONS chúng tôi sẽ triển khai thông tin trên thành đầu việc. Mục đích quản lý, đánh giá và tối ưu hóa vận hành:
- Công việc: Kiểm tra tiến độ công trình A
- Người phụ trách: Anh Tuân
- Ngày hoàn thành: 12/09/2026 đến 15/09/2026
- Đầu ra: Báo cáo tiến độ + hình ảnh hiện trường
- Trạng thái: Đang thực hiện
- Mức độ: Quan trọng
thì đây là một công việc được quản lý. Chúng ta cần phá vỡ quan niệm quản lý là bị kiểm soát của cấp trên và cấp dưới mà quản lý chính là người hỗ trợ, giải đáp, điều chỉnh hướng đi cho chúng ta đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Tại sao doanh nghiệp không nên quản lý công việc bằng nhóm Zalo?
Zalo rất hiệu quả cho giao tiếp nhanh, nhưng không được thiết kế để trở thành hệ thống quản trị toàn bộ quy trình doanh nghiệp.Khi số lượng công việc tăng lên, doanh nghiệp thường xuất hiện tình trạng:
Tin nhắn nhiều → thông tin trôi → quên việc → phải nhắc lại → chậm tiến độ → phát sinh lỗi → họp triền miên không có hồi kết → xử lý sự cố và sự cố vẫn lặp lại trở thành vòng lặp khép kín.
Một vấn đề nghiêm trọng hơn là trách nhiệm bị hòa tan trong nhóm chat.
Ví dụ: Giám đốc nhắn: “Phòng Thiết kế hoàn thiện hồ sơ trước thứ Sáu.”
Nhưng:
Ai là người trực tiếp thực hiện?
- Hồ sơ gồm những gì?
- Tiêu chuẩn hoàn thành là gì?
- Ai kiểm tra?
- Ai phê duyệt?
- Nếu thiếu dữ liệu đầu vào thì ai xử lý?
- Nếu không hoàn thành đúng hạn thì hệ thống cảnh báo ở đâu?
Nếu những điều này không được xác định, doanh nghiệp thực chất mới chỉ trao đổi, chưa kiểm soát quá trình dẫn đến chưa kiểm soát tiến độ và rủi ro có khi khách hàng khiếu nại, khiếu kiện.
Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực Tư vấn - Đào tạo Hệ thống quản lý theo Tiêu chuẩn quốc tế và Ứng dụng triển khai nền tảng số Doanh nghiệp - Ông Hứa Phạm Tuân , Lead Auditor 9k, 14k, 27k, 45k, KPI, 5S chia sẻ “Công việc phải nằm trong một quá trình”
- Một trong những điểm cốt lõi của tư duy quản lý ISO là tiếp cận theo quá trình.
- ISO nhấn mạnh việc xác định đầu vào, đầu ra, các hoạt động, trách nhiệm, rủi ro, tiêu chí đo lường và kiểm soát của quá trình. ISO cũng chỉ rõ rằng phương thức mô tả quá trình có thể sử dụng sơ đồ, checklist hoặc phương tiện điện tử; công nghệ là phương tiện để hỗ trợ quá trình chứ không phải mục tiêu tự thân.
- Ứng dụng vòng tròn PDCA trong quá trình tổ chức và quản lý công việc, điều hành doanh nghiệp: Kế hoạch công việc của tổ chức bạn là gì? Mục tiêu như thế nào? Bạn làm việc này là ý nghĩa gì? Việc này sẽ trả kết quả cho ai? bộ phận nào làm tiếp?… Báo cáo cho ai? Ghi nhận kết quả vào đâu? Hồ sơ lưu trữ ở đâu? … trong tình huống cần tìm kiếm, thống kê, truy vết thì mất bao lâu để có thông tin, hồ sơ đó? …
Chủ Doanh nghiệp, cấp quản lý và cấp hỗ trợ trực tiếp cần thay đổi mỗi ngày: Từ “giao việc bằng tin nhắn” sang “quản lý công việc bằng Workflow”
Sự khác biệt lớn nhất không nằm ở việc doanh nghiệp dùng Zalo hay phần mềm. Nó nằm ở cách doanh nghiệp tổ chức công việc.
- Cách quản lý truyền thống
Lãnh đạo → Zalo → Nhân viên → Thực hiện → Nhắn lại → Lãnh đạo hỏi tiếp
Đây là mô hình phụ thuộc vào con người khi quy mô phát triển, con người thay đổi, sản phẩm dịch vụ thay đổi dẫn đến mất kiểm soát.
- Cách quản trị số
Mục tiêu → Quy trình → Workflow → Người phụ trách → Deadline → Thực hiện → Dữ liệu → Kiểm tra → KPI → Cảnh báo → Cải tiến
Đây là mô hình quản trị bằng hệ thống giúp Doanh nghiệp quản lý rủi ro, đi đúng định hướng, mục tiêu và ra quyết định bừng dữ liệu.
Sự thay đổi này rất quan trọng: Không phải đưa Zalo vào phần mềm. Mà là đưa quy trình và công việc vào hệ thống.
Khi nào một thông tin trên Zalo phải trở thành “Công việc”?
Đây là nguyên tắc rất quan trọng để doanh nghiệp áp dụng thống nhất.
Nếu nội dung trao đổi có đủ các yếu tố: Có hành động phải thực hiện + có người chịu trách nhiệm + có thời hạn + có kết quả cần đạt
→ Phải chuyển thành Công việc trên nền tảng số.
Ứng dụng PDCA vào nền tảng số
PDCA không nên chỉ tồn tại trong tài liệu ISO.Nó cần được biến thành cơ chế vận hành hằng ngày.
PLAN – Lập kế hoạch
- Mục tiêu.
- Công việc.
- Người phụ trách.
- Deadline.
- Nguồn lực.
- Rủi ro.
DO – Thực hiện
- Nhân sự thực hiện công việc.
- Cập nhật tiến độ.
- Cập nhật dữ liệu.
- Tải bằng chứng.
CHECK – Kiểm tra
- Dashboard.
- KPI.
- Deadline.
- Chất lượng.
- NCR.
- Rủi ro.
- Sai lệch.
ACT – Hành động
- Khắc phục.
- Phân tích nguyên nhân.
- Cập nhật quy trình.
- Cải tiến.
- Chuẩn hóa cách làm tốt.
PDCA + Nền tảng số = hệ thống quản trị có khả năng nhìn thấy và phản ánh đúng theo thời gian thực.
Ông Hứa Phạm Tuân - CEO, Lead Auditor 9k, 14k, 27k, 45k, 22k, 5S, KPI
Ban Biên Tập iSYSTEM!
