Hệ thống ISO điện tử (ISO) là một giải pháp phần mềm được thiết kế để hỗ trợ các tổ chức quản lý, triển khai và duy trì các tiêu chuẩn ISO một cách tự động và số hóa. Thay vì sử dụng phương pháp quản lý truyền thống dựa trên giấy tờ hoặc file Excel, hệ thống này cho phép tổ chức thực hiện các quy trình ISO trên nền tảng trực tuyến, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và dễ dàng tuân thủ theo các tiêu chuẩn quốc tế. Hệ thống được iSYSTEM phát triển theo chuẩn ISO 9001:2015, 14001:2015, 27001:20022,.. đảm bảo đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn quốc tế.

Hệ thống quản lý ISO điện tử mang lại nhiều lợi ích trong việc bảo mật, chuyển giao thế hệ và đào tạo. Dưới đây là mô tả chi tiết:

Bảo mật

  • Bảo vệ thông tin nhạy cảm: Hệ thống ISO điện tử, đặc biệt theo tiêu chuẩn ISO 27001, đảm bảo an toàn cho dữ liệu thông qua các biện pháp kiểm soát truy cập, mã hóa và giám sát liên tục.
  • Quản lý rủi ro: Hệ thống giúp xác định, đánh giá và xử lý các rủi ro liên quan đến bảo mật thông tin, giảm thiểu nguy cơ mất mát hoặc xâm phạm dữ liệu.
  • Tuân thủ pháp lý: Đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định quốc tế về bảo mật thông tin, giúp tổ chức tránh các vấn đề pháp lý.

Chuyển giao thế hệ

  • Tích hợp công nghệ mới: Hệ thống ISO điện tử có khả năng cập nhật và tích hợp các công nghệ tiên tiến, đảm bảo tính liên tục và hiệu quả trong quản lý.
  • Lưu trữ và kế thừa dữ liệu: Dữ liệu được lưu trữ an toàn và có thể chuyển giao giữa các thế hệ hệ thống mà không mất mát hoặc sai lệch.
  • Hỗ trợ chuyển đổi số: Giúp tổ chức dễ dàng chuyển đổi từ các phương pháp quản lý truyền thống sang quản lý điện tử, tăng cường hiệu suất và giảm chi phí.

Đào tạo

  • Nâng cao nhận thức: Các khóa đào tạo về ISO giúp nhân viên hiểu rõ các tiêu chuẩn và yêu cầu, từ đó áp dụng hiệu quả vào công việc.
  • Phát triển kỹ năng: Đào tạo chuyên sâu về cách triển khai, vận hành và đánh giá hệ thống ISO điện tử, đảm bảo nhân viên có đủ năng lực để quản lý hệ thống.
  • Hỗ trợ liên tục: Cung cấp tài liệu và hướng dẫn chi tiết, cùng với các chương trình đào tạo trực tuyến hoặc trực tiếp để hỗ trợ nhân viên trong quá trình làm việc.

Lợi ích

  • Đối với nhà quản lý:
    • Tăng cường khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
    • Giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa nguồn lực.
    • Nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh của tổ chức.
  • Đối với người vận hành:
    • Quy trình làm việc rõ ràng, dễ dàng tuân thủ.
    • Giảm thiểu lỗi và tăng hiệu suất công việc.
    • Được hỗ trợ bởi các công cụ tự động hóa.
  • Đối với tổ chức đánh giá chứng nhận:
    • Đơn giản hóa quy trình đánh giá và chứng nhận.
    • Đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế.
    • Tăng cường niềm tin từ khách hàng và đối tác.

Hệ thống này không chỉ giúp tổ chức đạt được chứng nhận mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững và hiệu quả lâu dài.

Quy trình triển khai hệ thống ISO điện tử thường bao gồm các bước sau để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ tiêu chuẩn:

1. Khảo sát và đánh giá hiện trạng

  • Rà soát hệ thống quản lý hiện tại, bao gồm tài liệu, quy trình và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.
  • Đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức để áp dụng hệ thống ISO điện tử.

2. Lập kế hoạch triển khai

  • Xác định mục tiêu cụ thể và phạm vi áp dụng (ISO 9001, 14001, 27001, hoặc kết hợp).
  • Lập kế hoạch chi tiết về thời gian, nguồn lực và ngân sách.

3. Thiết kế và cấu hình hệ thống

  • Tùy chỉnh hệ thống ISO điện tử để phù hợp với nhu cầu và quy trình của tổ chức.
  • Thiết lập các chức năng như quản lý tài liệu, theo dõi quy trình, và báo cáo tự động.

4. Đào tạo và nâng cao nhận thức

  • Tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng hệ thống và hiểu rõ các tiêu chuẩn ISO.
  • Đảm bảo tất cả các bên liên quan đều nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình.

5. Thử nghiệm và hiệu chỉnh

  • Chạy thử hệ thống trong một khoảng thời gian để kiểm tra tính ổn định và hiệu quả.
  • Thu thập phản hồi từ người dùng và điều chỉnh hệ thống nếu cần.

6. Triển khai chính thức

  • Đưa hệ thống vào hoạt động chính thức trên toàn tổ chức.
  • Đảm bảo có sự hỗ trợ kỹ thuật liên tục trong giai đoạn đầu.

7. Đánh giá và cải tiến liên tục

  • Thực hiện các cuộc đánh giá định kỳ để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và tuân thủ tiêu chuẩn.
  • Cập nhật và cải tiến hệ thống dựa trên phản hồi và thay đổi trong tổ chức.

Quy trình này giúp tổ chức chuyển đổi từ phương pháp quản lý truyền thống sang quản lý điện tử một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng