Số hoá (digitization), kỹ thuật số hoá (digitalization) và chuyển đổi số (digital transformation), ba khái niệm thường gây nhầm lẫn đối với các doanh nghiệp
Trong thời đại kỹ thuật số, có 3 khái niệm thường gây nhầm lẫn là digitization (số hoá), digitalization (kỹ thuật số hoá) và digital transformation (chuyển đổi số).
Cả 3 khái niệm này đều liên quan tới quá trình ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi sang mô hình kỹ thuật số. Tuy nhiên, chúng có những điểm khác biệt rất lớn về phạm vi và mục đích.
Do đó, việc hiểu rõ sự khác biệt giữa các khái niệm này là rất quan trọng, giúp các doanh nghiệp xây dựng được chiến lược số hoá phù hợp và hiệu quả nhất.
I. Sự khác biệt giữa các khái niệm
Digitization (Số hoá)
1. Định nghĩa và ví dụ
Digitization là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng tương tự (analog) sang dạng số (digital) thông qua việc sử dụng các công nghệ như quét (scan), nhập liệu (data entry), chụp ảnh số (digital photography),…
Một số ví dụ về digitization:
- Quét tài liệu giấy thành file PDF
- Nhập thông tin khách hàng từ sổ sách vào hệ thống CRM
- Số hoá bộ sưu tập ảnh cổ bằng máy ảnh số
Như vậy, digitization chỉ đơn thuần là quá trình biến đổi từ dạng analog sang dạng số mà không làm thay đổi bản chất hoạt động.
2. Quá trình chuyển đổi từ thông tin analog sang kỹ thuật số
Quá trình digitization được thực hiện theo các bước sau:
- Xác định các thông tin, tài liệu analog cần được số hoá
- Sử dụng các công nghệ như quét, nhập liệu, chụp ảnh số để chuyển đổi sang dạng file số
- Xử lý, chỉnh sửa các file số để đạt độ chính xác và chất lượng cao
- Lưu trữ các file số trên hệ thống máy tính và cơ sở dữ liệu điện tử
- Cung cấp các công cụ tìm kiếm và truy cập thuận tiện cho người dùng
Ưu điểm của digitization là giúp lưu trữ, truy cập và sao chép thông tin dễ dàng, đồng thời tiết kiệm không gian hơn so với bản giấy. Nhược điểm là chi phí ban đầu cao và phụ thuộc nhiều vào con người trong quá trình thực hiện.
Digitalization (Kỹ thuật số hóa – Số hoá Quy trình)
1. Định nghĩa và ví dụ
Digitalization là ứng dụng công nghệ số vào các hoạt động, quy trình làm việc nhằm tối ưu hoá và nâng cao hiệu quả.
Một số ví dụ về digitalization:
- Triển khai hệ thống ERP để tự động hoá các quy trình tài chính, kế toán
- Sử dụng phần mềm CRM để quản lý thông tin khách hàng
- Lập kế hoạch bảo trì định kì các tài sản, thiết bị với hệ thống CMMS
- Áp dụng IoT để giám sát và điều khiển hệ thống sản xuất tự động
Như vậy, digitalization tập trung vào tối ưu hoá các quy trình hiện có bằng cách ứng dụng công nghệ số.
2. Sử dụng thông tin kỹ thuật số để cải thiện quy trình kinh doanh
Trong digitalization, các thông tin đã được số hoá ở bước trước sẽ được tận dụng triệt để để cải tiến các khâu trong quy trình kinh doanh như:
- Số hoá luồng công việc để đơn giản hoá quy trình và loại bỏ những công đoạn thừa
- Xây dựng cơ sở dữ liệu lớn (big data) để phân tích và đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn
- Ứng dụng công nghệ điện toán đám mây và dữ liệu lớn vào hoạt động marketing và bán hàng
- Số hoá các tài liệu, hợp đồng để rút ngắn thời gian xử lý
- Tự động hoá các quy trình back-office bằng công nghệ RPA
Digital transformation (Chuyển đổi số)
1. Định nghĩa và ví dụ
Digital transformation đề cập đến sự thay đổi lớn về chiến lược và mô hình kinh doanh nhằm tận dụng tối đa các công nghệ số như cloud, big data, AI, IoT,…
Một số ví dụ về digital transformation:
- Ngân hàng chuyển đổi sang mô hình ngân hàng số 100%
- Siêu thị áp dụng công nghệ thực tế ảo (VR) để mua sắm trực tuyến
- Nhà sản xuất chuyển đổi toàn bộ dây chuyền lắp ráp thông minh dựa trên IoT và robot
Như vậy, digital transformation hoàn toàn thay đổi cách thức vận hành và kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Thay đổi mô hình hoạt động, quy trình và sản phẩm/dịch vụ của tổ chức
Trong digital transformation, doanh nghiệp sẽ thực hiện những thay đổi lớn để trở thành một tổ chức hoạt động hoàn toàn trên nền tảng số. Cụ thể:
- Thiết kế lại các sản phẩm dịch vụ, quy trình làm việc để tối ưu trải nghiệm khách hàng sử dụng kênh số
- Xây dựng văn hoá đổi mới sáng tạo dựa trên dữ liệu
- Phát triển đội ngũ nhân viên số, có kỹ năng làm việc với công nghệ mới
- Thiết lập các mối quan hệ hợp tác dựa trên nền tảng số với các đối tác bên ngoài
- Đầu tư công nghệ mới như AI, blockchain, IoT để xây dựng lợi thế cạnh tranh
Những thay đổi này nhằm biến doanh nghiệp thành một tổ chức số đích thực, sẵn sàng cho tương lai.
II. Sự tương tác giữa digitization, digitalization và digital transformation
Quá trình từ digitization đến digitalization
1. Tạo bản sao kỹ thuật số của thông tin (digitization)
Digitization được coi là bước đầu tiên trong hành trình số hoá. Ở bước này, các thông tin, tài liệu dưới dạng vật lý như sổ sách, hồ sơ, ảnh,… sẽ được scan hoặc nhập thành file số.
Kết quả là tạo ra một bản sao kỹ thuật số của các thông tin ban đầu. Quá trình này khá tốn kém nhân lực và thời gian nhưng là bước đầu tiên quan trọng.
2. Sử dụng thông tin kỹ thuật số để tăng cường quy trình kinh doanh (digitalization)
Sau khi có được các thông tin số hoá, các doanh nghiệp sẽ bắt đầu tận dụng chúng để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Cụ thể, các thông tin khách hàng số hoá sẽ giúp việc quản trị mối quan hệ khách hàng (CRM) chính xác và nhất quán hơn. Các quy trình kinh doanh cốt lõi như kế toán, HR cũng sẽ được tối ưu hoá thông qua ứng dụng công nghệ.
Đây chính là quá trình digitalization – tận dụng công nghệ số để nâng cao hiệu suất hoạt động.
Sự chuyển đổi hoàn toàn thông qua digital transformation
1. Thay đổi toàn bộ mô hình hoạt động, quy trình và sản phẩm/dịch vụ
Sau giai đoạn số hóa và tối ưu hóa bằng công nghệ số, nhiều doanh nghiệp sẽ đi đến quyết định để thực hiện chuyển đổi số (digital transformation).
Đây là quá trình thay đổi hoàn toàn mô hình kinh doanh, cách thức hoạt động, phát triển sản phẩm dịch vụ để phù hợp với thế giới số.
Ví dụ, ngân hàng truyền thống chuyển đổi thành ngân hàng số hoàn toàn; cửa hàng bán lẻ kết hợp kinh doanh trực tuyến và ship hàng tới tận nhà khách hàng.
2. Tập trung vào khách hàng và sự thay đổi văn hóa tổ chức
Trong digital transformation, khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu. Mọi nỗ lực chuyển đổi đều nhằm mang tới trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng thông qua kênh số.
Bên cạnh đó, việc thay đổi tư duy, phát triển văn hóa đổi mới sáng tạo dựa trên dữ liệu và công nghệ cũng rất quan trọng. Toàn bộ doanh nghiệp phải đồng lòng hướng tới mục tiêu chuyển đổi số.
III. Kết luận
Digital transformation (Chuyển đổi số) mang tới cơ hội phát triển bứt phá cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số nhờ khả năng tiếp cận khách hàng rộng lớn hơn, chi phí vận hành thấp hơn, quy trình linh hoạt và năng động hơn.
Với:
- Digitization là số hóa các thông tin từ dạng phát sinh sang dạng số
- Digitalization là ứng dụng công nghệ số để tối ưu hóa quy trình hiện tại
- Digital transformation là thay đổi lớn về mô hình kinh doanh để trở thành một tổ chức số hoàn toàn
Để chuyển đổi số thành công, các nhà quản trị cần chuẩn bị sẵn sàng về chiến lược, nhân lực, công nghệ và văn hóa doanh nghiệp. Một kế hoạch chuyển đổi toàn diện sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua được những thách thức ban đầu và đạt được mục tiêu đề ra.